УДК 331.108.262

О НЕКОТОРЫХ АСПЕКТАХ ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ

Шелудченко Анастасия Юрьевна
Башкирский Государственный Университет

Аннотация
Для правильного формирования личных дел работников, необходимо ознакомиться с документами, непосредственно входящими в его состав. В исследовании проанализирован состав документов входящих в состав личных дел сотрудника с момента приема на работу и до его увольнения. Данная статья посвящена описанию документов подлежащих включению в состав личных дел, их правильному оформлению, составлению и заполнению.

Ключевые слова: автобиография, анкета, заявление, кадровая документация, командировочное удостоверение, личное дело, резюме


SOME ASPECTS OF FORMATION PERSONAL FILES OF EMPLOYEES

Sheludchenko Anastasiya Yurevna
Bashkir State University

Abstract
For the correct formation of the personal files of employees, it is necessary to examine the documents directly in its composition. In the research analyzed the composition of the documents included in the personal files of the employee from the moment of hiring and before its dismissal. This article is devoted to describing the documents to be included in the personal affairs, their proper design, compilation and filling.

Рубрика: Экономика

Библиографическая ссылка на статью:
Шелудченко А.Ю. О некоторых аспектах формирования личных дел сотрудников // Гуманитарные научные исследования. 2016. № 12 [Электронный ресурс]. URL: http://human.snauka.ru/2016/12/18020 (дата обращения: 28.05.2017).

Среди документов по личному составу личные дела имеют особое значение. Согласно последним изменениям в архивном законодательстве, принятым 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ и вступившим в силу с 13 марта того же года, такие дела должны храниться в архивах 50 лет. Но есть мнения ученых о необходимости сохранения таких документов постоянно [4].

Личное дело работника входит в состав кадровой документации и является совокупностью документов, отражающих процесс труда и отношения с непосредственным руководителем. Опираясь на законодательство Российской Федерации, личные дела должны быть открыты не позднее, чем через семь дней после поступления нового сотрудника на работу. Отсутствие личных дел в учреждениях является правонарушением, которое может караться мерами наказания в отношении руководителя. Ведение личного дела работника регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела” с изменениями и дополнениями от 1 июля 2014 г., а также Трудовым кодексом РФ. В соответствии с этими законодательными источниками на всех сотрудников учреждений федерального и муниципального уровня должны быть заведены личные дела. Данное требование не прописано для коммерческих компаний, этот аспект носит рекомендательный характер. Работодатели коммерческих предприятий по-разному подходят к данной проблеме. Малое количество организаций не ведет личные дела, ограничиваясь заполнением личной карточки работника. Большинство организаций составляет личные дела, ведь так гораздо проще получить быстрый доступ к нужным документам [1]. Подробнее остановимся на документах, входящих в личное дело работника.

Автобиография – документ, содержащий в себе деятельность человека в жизни и работе. Данный документ составляется лично сотрудником, рассказывая о событиях своей жизнедеятельности в прямой последовательности в свободной форме в единичном экземпляре [2]. В конце документ датируется, скрепляется ю сотрудника с расшифровкой.

Анкета – самый простой обобщающий документ, который дает нужные данные о сотруднике. Анкета заполняется вручную человеком при устройстве на работу, после подписывается кадровиком. Иногда анкету называют личным листом [2]. В дополнении к личному листу указываются данные об изменениях, которые касаются сотрудника после непосредственного заполнения личного листа. В нем указывается Ф.И.О. сотрудника, после следует два раздела. В первом фиксируется перемещение сотрудника по службе с датированием вступления в должность и ухода с прежней работы, прикрепляется документ, подтверждающий данное движение. Во втором закрепляются различные изменения в семейном положении, получение нового образования, награждений за ту или иную заслугу. Ко всем изменениям должны прилагаться документы, подтверждающие их[3].

Заявление – документ, который адресуется вышестоящему лицу или предприятию в целом. В заявлении излагается какая-либо просьба, пожелание: о приеме на работу, переводе на другое место, предоставлении отпуска, увольнении [2]. При желании устроиться на желаемое место в организацию человек подает письменное заявление, излагающее желание о зачислении в организацию. В заявлении необходимо указать квалификацию, специальность, должность, профессию. Обычно сотрудник составляет заявление в произвольной форме, в редких случаях используются бланки [3].В нем необходимо указать желаемую должность, структурное подразделение, в котором хочет работать гражданин. После составляется резолюция руководства, которое содержит дату приема на работу и будущий оклад. Руководитель предприятия ,который наделен правами зачисления новых сотрудников, подписывает приказ о принятии нового работника. После заявление сотрудника отходит в отдел кадров. При принятии на работу с поступающим заключается трудовой договор, издается приказ о приеме нового сотрудника.

Командировочное удостоверение – необходимый документ, подтверждающий права работника, который направлен временно на другое предприятие. В данном удостоверении обговаривается цель и направление работника, номер приказа командирования, его срок и документ, удостоверяющий личность [2].

Личный лист по учету кадров содержит данные о биографии сотрудника, его трудовой деятельности, образовании и семейном положении. Данный лист – то же самое, что и анкета. Работник отвечает на вопросы полностью, честно, без пропусков и исправлений, на основе личных документов и жизненного опыта. Также к анкете прикрепляется фотография сотрудника 3х4.

Резюме – документ, который содержит данные биографии сотрудника, рекламирует лицо при устройстве на работу[2]. Цель резюме заключается в передаче нужной и конкретной информации о себе в сжатом виде, отвечая на требования предприятия. Единых правил оформления резюме не существует, но обычно в нем прописываются такие данные, как личные данные, опыт работы, цель заполнения данного резюме, знание иностранных языков, компьютерных программ, черты характера и желаемая зарплата.

Характеристика – документ, выдаваемый руководством предприятия своему работнику при его желании и просьбе. Характеристика дает оценку качеству работника, его служебной и общественной деятельности. Обычно характеристика состоит из двух частей. В первой прописываются данные анкеты, которые идут после названия документа с указанием личных данных работника [2]. Во второй части говорятся о его профессиональных качествах и отношении к работе.

В соответствии с требованиями ныне действующих нормативно-правовых документов создаются разнообразные документы управленческой деятельности. Документация по личному составу организации говорит о статусе сотрудников, характеризует отношения,возникающие между работником и работодателем, является свидетельством карьерного роста работников, составляет основу при написании характеристики.

Личное дело работника является совокупностью документов, которые дают нам полную информацию о работнике. Чаще всего личное дело заводится лишь на руководителя и ведущих специалистов, но также личные дела могут заводиться и на всех сотрудников организации. Организация может сама принять решение о том, какие документы будут составлять личные дела сотрудников. Внутренняя опись документов, находящихся в личном деле, обязательна, кроме нее там могут быть нижеизложенные документы:

  • Анкета;
  • Дополнение к анкете;
  • Копии документов об образовании;
  • Копии документов, удостоверяющих личность;
  • Копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении;
  • Копии характеристики;
  • Справки, относящиеся к данному работнику;
  • Трудовой договор.

Анкеты не заверяются печатями и подписью сотрудника отдела кадров. Нужно позаботиться о месте для подписи сотрудника отдела кадров, ее расшифровки и печати, если в конце документа имеется данная фраза: «Фотография и данные о трудовой деятельности, образовании сотрудника соответствуют представленным документам». Анкета будет являться документом по личному составу лишь тогда, когда человек принят на работу. Анкеты людей, которые не стали сотрудниками данной организации, отходят в отдельное дело, оно может вскоре быть полезным при новом наборе сотрудников.

Основываясь на ст. 86-89 ТК РФ, руководитель не имеет права запрашивать информацию о религиозных и политических убеждениях сотрудника, его личной жизни и профсоюзной деятельности [3]. Личный лист по учету кадров может дать нам информацию вместо анкеты. Составление такого листа идентично заполнению анкеты. Они заполняются в произвольной форме.

В ходе трудовой деятельности и отношений между работником и работодателем отдел кадров составляет дополнение к личному листу по учету кадров, содержащее: информацию о трудовой деятельности после составления и заполнения личного листа по учету кадров;

Информацию об изменениях в приказах, содержащих информацию о работнике. Характеристика оформляется руководителем или же отделом кадров предприятия, также она может быть подготовлена совместно со службой безопасности организации. Характеристики служат для внешнего пользования, скрепляются подписью руководителя и печатью [5]. В тексте характеристики важно указать: «Характеристика выдана для предоставления в…». Обычно характеристика оформляется на бланке формата А4 и несет в себе такие реквизиты:

  • Название документа;
  • Указание, кому выдается характеристика;
  • Наименование организации, составившей характеристику;
  • Непосредственная характеристика;
  • Подпись, печать [6].

Итак, документоведу необходим ответственный подход к составлению личного дела. Для этого нужно опираться на действующее законодательство Российской Федерации, знать термины и определения документов, входящих в состав личного дела. Без базовых знаний теории документоведения и кадрового делопроизводства не выйдет хорошей практики.


Библиографический список
  1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд. 3-е, испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000;
  2. Государственный стандарт РФ ГОСТ 7.0.8 – 2013 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” – М.: Издательство стандартов, 2014;
  3. Трудовой Кодекс РФ: Новая редакция с дополнениями – М. 2016;
  4. Бурангулов Б.В. Организация работы государственных архивных служб Приволжского федерального округа РФ по хранению документов личного состава ликвидированных учреждений и организаций // Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. 2014. № 2 (124). С. 31-39;
  5. Резник И. Личное дело работника // Кадровик. 2007. №1-2. С. 5-10;
  6. Инструкция по делопроизводству ОАО ТКС «ООО КПД» – Уфа, 2012.


Все статьи автора «Шелудченко Анастасия Юрьевна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: