Среди документов по личному составу личные дела имеют особое значение. Согласно последним изменениям в архивном законодательстве, принятым 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ и вступившим в силу с 13 марта того же года, такие дела должны храниться в архивах 50 лет. Но есть мнения ученых о необходимости сохранения таких документов постоянно [4].

Личное дело работника входит в состав кадровой документации и является совокупностью документов, отражающих процесс труда и отношения с непосредственным руководителем. Опираясь на законодательство Российской Федерации, личные дела должны быть открыты не позднее, чем через семь дней после поступления нового сотрудника на работу. Отсутствие личных дел в учреждениях является правонарушением, которое может караться мерами наказания в отношении руководителя. Ведение личного дела работника регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела” с изменениями и дополнениями от 1 июля 2014 г., а также Трудовым кодексом РФ. В соответствии с этими законодательными источниками на всех сотрудников учреждений федерального и муниципального уровня должны быть заведены личные дела. Данное требование не прописано для коммерческих компаний, этот аспект носит рекомендательный характер. Работодатели коммерческих предприятий по-разному подходят к данной проблеме. Малое количество организаций не ведет личные дела, ограничиваясь заполнением личной карточки работника. Большинство организаций составляет личные дела, ведь так гораздо проще получить быстрый доступ к нужным документам [1]. Подробнее остановимся на документах, входящих в личное дело работника.

Автобиография – документ, содержащий в себе деятельность человека в жизни и работе. Данный документ составляется лично сотрудником, рассказывая о событиях своей жизнедеятельности в прямой последовательности в свободной форме в единичном экземпляре [2]. В конце документ датируется, скрепляется ю сотрудника с расшифровкой.

Анкета – самый простой обобщающий документ, который дает нужные данные о сотруднике. Анкета заполняется вручную человеком при устройстве на работу, после подписывается кадровиком. Иногда анкету называют личным листом [2]. В дополнении к личному листу указываются данные об изменениях, которые касаются сотрудника после непосредственного заполнения личного листа. В нем указывается Ф.И.О. сотрудника, после следует два раздела. В первом фиксируется перемещение сотрудника по службе с датированием вступления в должность и ухода с прежней работы, прикрепляется документ, подтверждающий данное движение. Во втором закрепляются различные изменения в семейном положении, получение нового образования, награждений за ту или иную заслугу. Ко всем изменениям должны прилагаться документы, подтверждающие их[3].

Заявление – документ, который адресуется вышестоящему лицу или предприятию в целом. В заявлении излагается какая-либо просьба, пожелание: о приеме на работу, переводе на другое место, предоставлении отпуска, увольнении [2]. При желании устроиться на желаемое место в организацию человек подает письменное заявление, излагающее желание о зачислении в организацию. В заявлении необходимо указать квалификацию, специальность, должность, профессию. Обычно сотрудник составляет заявление в произвольной форме, в редких случаях используются бланки [3].В нем необходимо указать желаемую должность, структурное подразделение, в котором хочет работать гражданин. После составляется резолюция руководства, которое содержит дату приема на работу и будущий оклад. Руководитель предприятия ,который наделен правами зачисления новых сотрудников, подписывает приказ о принятии нового работника. После заявление сотрудника отходит в отдел кадров. При принятии на работу с поступающим заключается трудовой договор, издается приказ о приеме нового сотрудника.

Командировочное удостоверение – необходимый документ, подтверждающий права работника, который направлен временно на другое предприятие. В данном удостоверении обговаривается цель и направление работника, номер приказа командирования, его срок и документ, удостоверяющий личность [2].

Личный лист по учету кадров содержит данные о биографии сотрудника, его трудовой деятельности, образовании и семейном положении. Данный лист – то же самое, что и анкета. Работник отвечает на вопросы полностью, честно, без пропусков и исправлений, на основе личных документов и жизненного опыта. Также к анкете прикрепляется фотография сотрудника 3х4.

Резюме – документ, который содержит данные биографии сотрудника, рекламирует лицо при устройстве на работу[2]. Цель резюме заключается в передаче нужной и конкретной информации о себе в сжатом виде, отвечая на требования предприятия. Единых правил оформления резюме не существует, но обычно в нем прописываются такие данные, как личные данные, опыт работы, цель заполнения данного резюме, знание иностранных языков, компьютерных программ, черты характера и желаемая зарплата.

Характеристика – документ, выдаваемый руководством предприятия своему работнику при его желании и просьбе. Характеристика дает оценку качеству работника, его служебной и общественной деятельности. Обычно характеристика состоит из двух частей. В первой прописываются данные анкеты, которые идут после названия документа с указанием личных данных работника [2]. Во второй части говорятся о его профессиональных качествах и отношении к работе.

В соответствии с требованиями ныне действующих нормативно-правовых документов создаются разнообразные документы управленческой деятельности. Документация по личному составу организации говорит о статусе сотрудников, характеризует отношения,возникающие между работником и работодателем, является свидетельством карьерного роста работников, составляет основу при написании характеристики.

Личное дело работника является совокупностью документов, которые дают нам полную информацию о работнике. Чаще всего личное дело заводится лишь на руководителя и ведущих специалистов, но также личные дела могут заводиться и на всех сотрудников организации. Организация может сама принять решение о том, какие документы будут составлять личные дела сотрудников. Внутренняя опись документов, находящихся в личном деле, обязательна, кроме нее там могут быть нижеизложенные документы:

• Анкета;
• Дополнение к анкете;
• Копии документов об образовании;
• Копии документов, удостоверяющих личность;
• Копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении;
• Копии характеристики;
• Справки, относящиеся к данному работнику;
• Трудовой договор.

Анкеты не заверяются печатями и подписью сотрудника отдела кадров. Нужно позаботиться о месте для подписи сотрудника отдела кадров, ее расшифровки и печати, если в конце документа имеется данная фраза: «Фотография и данные о трудовой деятельности, образовании сотрудника соответствуют представленным документам». Анкета будет являться документом по личному составу лишь тогда, когда человек принят на работу. Анкеты людей, которые не стали сотрудниками данной организации, отходят в отдельное дело, оно может вскоре быть полезным при новом наборе сотрудников.

Основываясь на ст. 86-89 ТК РФ, руководитель не имеет права запрашивать информацию о религиозных и политических убеждениях сотрудника, его личной жизни и профсоюзной деятельности [3]. Личный лист по учету кадров может дать нам информацию вместо анкеты. Составление такого листа идентично заполнению анкеты. Они заполняются в произвольной форме.

В ходе трудовой деятельности и отношений между работником и работодателем отдел кадров составляет дополнение к личному листу по учету кадров, содержащее: информацию о трудовой деятельности после составления и заполнения личного листа по учету кадров;

Информацию об изменениях в приказах, содержащих информацию о работнике. Характеристика оформляется руководителем или же отделом кадров предприятия, также она может быть подготовлена совместно со службой безопасности организации. Характеристики служат для внешнего пользования, скрепляются подписью руководителя и печатью [5]. В тексте характеристики важно указать: «Характеристика выдана для предоставления в…». Обычно характеристика оформляется на бланке формата А4 и несет в себе такие реквизиты:

• Название документа;
• Указание, кому выдается характеристика;
• Наименование организации, составившей характеристику;
• Непосредственная характеристика;
• Подпись, печать [6].

Итак, документоведу необходим ответственный подход к составлению личного дела. Для этого нужно опираться на действующее законодательство Российской Федерации, знать термины и определения документов, входящих в состав личного дела. Без базовых знаний теории документоведения и кадрового делопроизводства не выйдет хорошей практики.

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд. 3-е, испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2000;
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ 7.0.8 – 2013 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” – М.: Издательство стандартов, 2014;
3. Трудовой Кодекс РФ: Новая редакция с дополнениями – М. 2016;
4. Бурангулов Б.В. Организация работы государственных архивных служб Приволжского федерального округа РФ по хранению документов личного состава ликвидированных учреждений и организаций // Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. 2014. № 2 (124). С. 31-39;
5. Резник И. Личное дело работника // Кадровик. 2007. №1-2. С. 5-10;
6. Инструкция по делопроизводству ОАО ТКС «ООО КПД» – Уфа, 2012.

Все статьи автора «Шелудченко Анастасия Юрьевна»