УДК 651.012

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАНАХ: СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ

Игнатьева Алиса Егоровна
Башкирский государственный университет

Аннотация
В статье говорится о сходствах и различиях документирования в России и таких зарубежных странах, как Италия, Германия, Франция. Дается сравнительный анализ ведения традиционного российского и прогрессивного западного делопроизводства.

Ключевые слова: делопроизводство, документ, документирование, стандарт, электронный документооборот


THE CLERICAL WORK IS IN RUSSIAN FEDERATION AND FOREIGN COUNTRIES: COMPARATIVE ANALYSIS

Ignatyeva Alisa Egorovna
Bashkir State University

Abstract
The article describes the similarities and differences of documentation in Russian and other developed countries such as Italy, German, France. It compares the traditional Russian and progressive western works with documents.

Рубрика: Экономика

Библиографическая ссылка на статью:
Игнатьева А.Е. Делопроизводство в Российской Федерации и зарубежных странах: сравнительный анализ // Гуманитарные научные исследования. 2016. № 12 [Электронный ресурс]. URL: http://human.snauka.ru/2016/12/18254 (дата обращения: 04.01.2017).

Когда речь идет о делопроизводстве и организации работы с документами в РФ, нельзя не обращать внимание на опыт в этой области в зарубежных странах. Наши соотечественники, подходя к изучению ведения документооборота на предприятиях, порой ориентируются на страны, где этому уделяют большее внимание. Российский рынок с давних времен, как и во многих государствах, развивается по законам мирового рынка. В связи с этим, сравнивая российское и зарубежное направления развития делопроизводства, довольно часто мы наблюдаем схожие черты. Однако система документооборота, организация его процесса на предприятиях нашей страны имеет и свои специфические особенности. Это касается как государственного, так и частного сектора учреждений.

Необходимо отметить, что в настоящее время виднеется глобальный процесс к унификации и стандартизации работы с документами. Это происходит как в нашей стране, так и во всем мире.

Развитие делопроизводства тесно связано с научно-техническим прогрессом своей страны. Делопроизводство формируется достаточно долго, оно претерпевает множество изменений и, в конце концов, приходит к исходному варианту.

Каждый этап развития делопроизводства имеет свои особенности, оно опирается на характер развития самого государства, терпит множество изменений. Меняются формы документов, способы и методы их ведения, постоянно появляются все новые и новые технические средства документирования, совершенствуются нормативно-правовые базы делопроизводства. Подобный процесс развития делопроизводства наблюдается не только в нашей стране, но и в других.

В целом российское делопроизводство было в состоянии самостоятельно искать методы работы с документами, однако всегда использовался и зарубежный опыт документирования [1]. В связи с этим, актуальным будет сравнение зарубежного и отечественного развития систем документооборота.

Фокусируя внимание на характер движения документов внутри организации, в России наблюдается жесткая должностная иерархия, т. е. отечественный документооборот строится по вертикальному принципу, обеспечивая движение документа от руководителя к исполнителю и обратно. В западных же странах, как правило, используется горизонтальный характер движения, когда документ направляется сразу исполнителю, минуя при этом руководство.

В России традиционно документы регистрируются в специально предназначенных журналах, куда заносится вся информация о документах, их перемещениях и другие сведения. Но сейчас журнальную регистрацию практически вытеснила электронная, или автоматизированная, форма регистрации документов, которая ведется с помощью специального программного обеспечения. В российском делопроизводстве регистрацию, как правило, проводит специальный орган, контролирующий исполнение документов. Обычно к нему относится персонал, который не имеет никакого отношения к самим документам и их содержанию. В западных странах Европы и Америки подобного органа нет. Необходимо, также, отметить, что в нашей стране после того, как документам присвоили номера, их зарегистрировали, необходимо провести экспертизу ценности.  В странах западной Европы до регистрации документа проводят экспертизу и определяют сроки его хранения.

В качестве примера можно рассмотреть процесс регистрации в Италии, где каждая категория документов, которая объединена общей темой или заголовком, соответствует определенному ряду документов в  регистрационном журнале [2]. Как правило, каждая категории документов регистрируется отдельно. Все документы последовательно нумеруются; записи исходящих и входящих документов принято вести раздельно. Когда регистрируют входящие документы, проставляют дату получения, предмет дела и имя отправителя. Когда исходящие – дату создания документа,  предмет дела и адресат.

Помимо упоминавшихся выше журналов, в канцеляриях Италии используется специальная категория регистрационных журналов, которые называются «репорторио». Они представляют собой список всех дел по каждой предметной категории. Индексы к данным журналам состоят из двух журналов регистрации со списками лиц, отправивших, создавших или получивших документы, в алфавитном порядке, в третий журнал заносят предметные индексы уже зарегистрированных документов.

Также важно сказать, что именно в Римской Империи сформировалась первая в истории цивилизации Западной Европы «общегосударственная» система документационного обеспечения управления [3]. Совокупность рассредоточенных по всей Римской Империи хранилищ разных уровней власти и центрального хранилища стала прототипом для создания общегосударственной структуры документационного обеспечения управления, использующейся, и по сей день.

Современный мир невозможно представить без электронного оборудования. Во многих государствах, таких как Германия, Англия, Франция и других развитых странах, благодаря широкому применению многообразных информационных и компьютерных технологий,  делопроизводство и документооборот давно ведется уже практически полностью на безбумажных носителях.  Нормативное регулирование электронного документооборота на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах. В России же, несмотря на все современные технологии, делопроизводство до сих пор строится в основном на бумажных принципах, которым лишь помогают системы электронного документооборота [4]. У нас нормативные и методические разработки в развитии информационных технологий отстают от западных, несмотря на то, что в последнее время законодательство в области работы с документами значительно обновилось.

Для обеспечения потребностей развития электронного документооборота необходимо выработать единообразные нормы, унифицировать и гармонизировать законодательство об электронном документообороте. Здесь стоит обратить внимание и на деятельность Международной организации по стандартизации (ИСО), которая при необходимости разрабатывает новые стандарты, в том числе и в сфере делопроизводства. Несмотря на различия в законодательстве многих государств международные требования в области документооборота находят свое отражение в национальных стандартах зарубежных стран и стандартах России. Многие российские ГОСТы были составлены благодаря такой организации как ИСО [5].

Так, российским организациям следует учитывать традиционные российские принципы работы с документами, но для повышения конкурентоспособности также не стоит забывать и о прогрессивных западных методах работы. Из этого следует, что руководителю необходимо требовать от работников профессиональных знаний в данной области, а также стимулировать их к активному поиску оптимальных решений и обращаться к международному опыту.

В заключении необходимо добавить, что сейчас у многих стран, в том числе и России, существует общая главная проблема управления документами. Это, конечно, переход от бумажного мира ХХ в. в электронный мир ХХI в.


Библиографический список
  1. Скакунова Е. И., Платыч Л. О. Сравнительная характеристика некоторых аспектов российского и зарубежного делопроизводства. // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. Технические науки. 2010.
  2. Рысков О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. –  2006. № 4;
  3. Association of Records Managers Administrators Inc. ARMA Records Management Quarterly, Oct 1994. // http://ecm-journal.ru/docs/Deloproizvodstvo-v-Italii.aspx
  4. Межведомственный электронный документооборот: отечественный и зарубежный опыт. // Кадровое делопроизводство. 2010. № 2.
  5. Храмцовская Н. А. Международные стандарты по делопроизводству. // Секретарь-референт. 2006. № 12.


Все статьи автора «Игнатьева Алиса Егоровна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться:
  • Регистрация