Когда речь идет о делопроизводстве и организации работы с документами в РФ, нельзя не обращать внимание на опыт в этой области в зарубежных странах. Наши соотечественники, подходя к изучению ведения документооборота на предприятиях, порой ориентируются на страны, где этому уделяют большее внимание. Российский рынок с давних времен, как и во многих государствах, развивается по законам мирового рынка. В связи с этим, сравнивая российское и зарубежное направления развития делопроизводства, довольно часто мы наблюдаем схожие черты. Однако система документооборота, организация его процесса на предприятиях нашей страны имеет и свои специфические особенности. Это касается как государственного, так и частного сектора учреждений.
Необходимо отметить, что в настоящее время виднеется глобальный процесс к унификации и стандартизации работы с документами. Это происходит как в нашей стране, так и во всем мире.
Развитие делопроизводства тесно связано с научно-техническим прогрессом своей страны. Делопроизводство формируется достаточно долго, оно претерпевает множество изменений и, в конце концов, приходит к исходному варианту.
Каждый этап развития делопроизводства имеет свои особенности, оно опирается на характер развития самого государства, терпит множество изменений. Меняются формы документов, способы и методы их ведения, постоянно появляются все новые и новые технические средства документирования, совершенствуются нормативно-правовые базы делопроизводства. Подобный процесс развития делопроизводства наблюдается не только в нашей стране, но и в других.
В целом российское делопроизводство было в состоянии самостоятельно искать методы работы с документами, однако всегда использовался и зарубежный опыт документирования [1]. В связи с этим, актуальным будет сравнение зарубежного и отечественного развития систем документооборота.
Фокусируя внимание на характер движения документов внутри организации, в России наблюдается жесткая должностная иерархия, т. е. отечественный документооборот строится по вертикальному принципу, обеспечивая движение документа от руководителя к исполнителю и обратно. В западных же странах, как правило, используется горизонтальный характер движения, когда документ направляется сразу исполнителю, минуя при этом руководство.
В России традиционно документы регистрируются в специально предназначенных журналах, куда заносится вся информация о документах, их перемещениях и другие сведения. Но сейчас журнальную регистрацию практически вытеснила электронная, или автоматизированная, форма регистрации документов, которая ведется с помощью специального программного обеспечения. В российском делопроизводстве регистрацию, как правило, проводит специальный орган, контролирующий исполнение документов. Обычно к нему относится персонал, который не имеет никакого отношения к самим документам и их содержанию. В западных странах Европы и Америки подобного органа нет. Необходимо, также, отметить, что в нашей стране после того, как документам присвоили номера, их зарегистрировали, необходимо провести экспертизу ценности. В странах западной Европы до регистрации документа проводят экспертизу и определяют сроки его хранения.
В качестве примера можно рассмотреть процесс регистрации в Италии, где каждая категория документов, которая объединена общей темой или заголовком, соответствует определенному ряду документов в регистрационном журнале [2]. Как правило, каждая категории документов регистрируется отдельно. Все документы последовательно нумеруются; записи исходящих и входящих документов принято вести раздельно. Когда регистрируют входящие документы, проставляют дату получения, предмет дела и имя отправителя. Когда исходящие – дату создания документа, предмет дела и адресат.
Помимо упоминавшихся выше журналов, в канцеляриях Италии используется специальная категория регистрационных журналов, которые называются «репорторио». Они представляют собой список всех дел по каждой предметной категории. Индексы к данным журналам состоят из двух журналов регистрации со списками лиц, отправивших, создавших или получивших документы, в алфавитном порядке, в третий журнал заносят предметные индексы уже зарегистрированных документов.
Также важно сказать, что именно в Римской Империи сформировалась первая в истории цивилизации Западной Европы «общегосударственная» система документационного обеспечения управления [3]. Совокупность рассредоточенных по всей Римской Империи хранилищ разных уровней власти и центрального хранилища стала прототипом для создания общегосударственной структуры документационного обеспечения управления, использующейся, и по сей день.
Современный мир невозможно представить без электронного оборудования. Во многих государствах, таких как Германия, Англия, Франция и других развитых странах, благодаря широкому применению многообразных информационных и компьютерных технологий, делопроизводство и документооборот давно ведется уже практически полностью на безбумажных носителях. Нормативное регулирование электронного документооборота на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах. В России же, несмотря на все современные технологии, делопроизводство до сих пор строится в основном на бумажных принципах, которым лишь помогают системы электронного документооборота [4]. У нас нормативные и методические разработки в развитии информационных технологий отстают от западных, несмотря на то, что в последнее время законодательство в области работы с документами значительно обновилось.
Для обеспечения потребностей развития электронного документооборота необходимо выработать единообразные нормы, унифицировать и гармонизировать законодательство об электронном документообороте. Здесь стоит обратить внимание и на деятельность Международной организации по стандартизации (ИСО), которая при необходимости разрабатывает новые стандарты, в том числе и в сфере делопроизводства. Несмотря на различия в законодательстве многих государств международные требования в области документооборота находят свое отражение в национальных стандартах зарубежных стран и стандартах России. Многие российские ГОСТы были составлены благодаря такой организации как ИСО [5].
Так, российским организациям следует учитывать традиционные российские принципы работы с документами, но для повышения конкурентоспособности также не стоит забывать и о прогрессивных западных методах работы. Из этого следует, что руководителю необходимо требовать от работников профессиональных знаний в данной области, а также стимулировать их к активному поиску оптимальных решений и обращаться к международному опыту.
В заключении необходимо добавить, что сейчас у многих стран, в том числе и России, существует общая главная проблема управления документами. Это, конечно, переход от бумажного мира ХХ в. в электронный мир ХХI в.
Библиографический список
- Скакунова Е. И., Платыч Л. О. Сравнительная характеристика некоторых аспектов российского и зарубежного делопроизводства. // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. Технические науки. 2010.
- Рысков О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. № 4;
- Association of Records Managers Administrators Inc. ARMA Records Management Quarterly, Oct 1994. // http://ecm-journal.ru/docs/Deloproizvodstvo-v-Italii.aspx
- Межведомственный электронный документооборот: отечественный и зарубежный опыт. // Кадровое делопроизводство. 2010. № 2.
- Храмцовская Н. А. Международные стандарты по делопроизводству. // Секретарь-референт. 2006. № 12.