Научный руководитель:
Чаусов Николай Юрьевич, кандидат экономических наук, доцент,
Калужский государственный университет им. К.Э. Циолковского
В настоящее время бизнес коммуникации имеют большое значение для эффективной деятельности любой организации. Создание качественной системы обмена информацией, которая достоверно, оперативно и в полном объеме выполняет свои задачи, является одной из ключевых задач руководства.
Бизнес коммуникация – это процесс обмена информацией между субъектами с целью достижения основных целей и интересов.
Виды коммуникаций:
1) Внутренняя – подразумевает собой взаимодействие внутри организации (связь между отделами, сотрудниками и т.д.) Главная цель внутренней коммуникации – сформировать среди сотрудников поддержку политики компании, понимание ее целей и задач, а также с помощью данной коммуникации сотрудники приобретают необходимые навыки и мотивацию для выполнения своих должностных обязанностей.
2) Внешняя – взаимодействие за пределами организации. Задача данной коммуникации вести информационную политику, налаживать связи с государственными органами, клиентами, поставщиками, исследовать конкурентную среду. С помощью внешней коммуникации формируется имидж компании.
Чтобы система бизнес коммуникаций была эффективной, должны соблюдаться следующие условия:
1) Цель сообщения должна быть понятна, для ее достижения должны быть вовлечены в процесс все заинтересованные лица.
2) Контакт между субъектами коммуникации не должен зависеть от симпатий и антипатий.
3) Должен быть соблюден деловой этикет, субординация и прочие формальные ограничения ( регламенты, протоколы, распоряжения и пр. правила).
Организация должна регулярно проводить оценку своих коммуникационных процессов. В первую очередь нужно проверять, все ли работники включены в систему, не перегружены ли каналы, достаточно ли их в данный момент, или требуется увеличить их количество, экономичны ли сети коммуникаций, какова скорость передачи информации.
При отсутствии постоянной оценки текущего состояния бизнес коммуникаций в организации появляется ряд проблем, которые более подробно рассмотрим в таблице 1.
Таблица 1. Проблемы коммуникаций в организации.
|
Причина плохих коммуникаций |
Коммуникационные проблемы |
| Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций | Индивидуально-личностные (затруднение усвоения информации) |
| Неблагоприятный социально-психологический климат | Социальные (корректировка информации) |
| Личностные факторы | |
| Информация воспринимается не в полном объеме | Организационно – смысловые (искажение информации, эффект испорченного телефона) |
| Плохая структура сообщений | |
| Слабая память | Структурно – управленческие (недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций) |
| Отсутствие обратной связи |
В настоящее время заметно увеличивается количество сотрудников пенсионного возраста. Это можно связать как с появлением пенсионной реформы, так и с вынужденной необходимостью работать на пенсии, чтобы банально оплачивать набор жизненно – важных пунктов, которые не говорят о комфорте и излишках, а напрямую помогают получать необходимые ресурсы для здоровой жизни и поддержания состояния в норме.
В связи с этим, в организации усугубляются проблемы неэффективности внутренних коммуникаций. К примеру, не все сотрудники могут быть адаптированы под существующее программное обеспечение, с помощью которого осуществляются коммуникационные процессы. Скорость обмена информацией заметно снижается, что влияет на эффективную деятельность фирмы. Также важным аспектом является отсутствие полного вовлечения пенсионеров в рабочий процесс, так как в 21 веке львиная доля информации во всех сферах проходит обработку с помощью цифровых носителей.
Федеральной службой государственной статистики в октябре 2013 г. было впервые проведено федеральное статистическое наблюдение по вопросам использования населением информационных технологий и информационно-телекоммуникационных сетей. В результате исследования было выявлено, что наименее активные пользователи Интернета и других современных технологий, в том числе дистанционного получения муниципальных и государственных услуг, – люди пожилого возраста. Согласно статистике GfK Group, интернетом в России пользуются только 25 % людей старше 55 лет
Это говорит о том, что разница в психологическом восприятии информации между сотрудниками разных поколений тоже играет существенную роль. Таким образом, следует вывод, что не все методы и принципы педагогики могут быть успешно применены к обучению слушателей других возрастов. Обучение взрослых отличается от обучения детей, поэтому необходимо учитывать соответствующие особенности при разработке и проведении курсов. Педагог должен сделать изучение материала более наглядным, интересным. Введение понятия «андрагогика» для обозначения соответствующей области науки об образовании было призвано заострить внимание на особенностях подготовки взрослых. Термин был впервые введен немецким преподавателем Александром Каппом (Alexander Kapp) в 1833 и позднее использован американцем Малькольмом Новелсом (Malcolm Knowles), опубликовавшим в 70-80-х годах прошлого столетия ряд работ на эту тему. Взрослые приходят на курс по обучению основам современных информационных технологий со своим опытом и знаниями. Поэтому необходимо увязывать материал курса с имеющимся у слушателей знаниями, навыками и опытом практической работы. Это создает нужный настрой, позволяет обучаемым лучше усваивать материал.
Для устранения вышеперечисленных проблем необходимо применить следующие меры:
1) Тщательно регулировать информационные потоки, контролировать взаимодействие руководителей и подчиненных;
2) Организовывать обратную связь
3) Совершенствовать планирование общих мероприятий, собраний, совещаний, проводить их на регулярной основе.
4) Создать систему сбора предложений, чтобы сотрудники могли предлагать свои варианты решения существующих проблем.
5) Использовать информационные технологии, которым обучены все сотрудники.
6) Регулярно оценивать социально-психологический климат в коллективе
7) Проводить тренинги, обучения деловому этикету, бизнес общению.
8) Планировать рабочие места, учитывая возраст и функциональные особенности сотрудников.
9) Создать дополнительные каналы для коммуникаций.
10) Устроить курсы и тренинги в лояльной обстановке для пожилых людей с мотивирующими бонусами после окончания обучения, это позволит получить желаемое как одной, так и другой стороне и несомненно окупится качеством рабочего процесса после завершения повышения квалификации.
Эффективная деятельность организации не может осуществляться без налаженной системы коммуникаций. Коммуникации внутри компании напрямую влияют на результат деятельности, показатели фирмы. Необходимо постоянно проводить оценку качества своих коммуникационных процессов. При появлении трудностей в системе очень важно своевременно принимать меры для их устранения, а также не менее важно регулярно совершенствовать бизнес коммуникации.