Архивная деятельность - есть деятельность комплексная, осуществляемая системно, последовательно. Архивная деятельность - есть деятельность, детерминированная приемом, хранением документов (на инвариантных носителях), а также выдачей их – в установленном порядке, в определенной форме - для использования в ретроспекции, анализа, прогнозирования, планирования и пр.
С нашей точки зрения, значение архивной деятельность может быть определено в контексте инвариантных аспектов.
Отметим следующие, представляющиеся наиболее важными в современных условиях развития теории и практики менеджмента, в том числе и государственного управления.
Во-первых, наличие сформированного архива - есть основа собственно процедуры ретроспекции как таковой.
Ретроспекция – есть обособленный этап прогнозирования, в рамках которого осуществляется исследование развития объекта прогнозирования в целях получения его систематизированного описания [1, с. 90].
На стадии ретроспекции осуществляется сбор, хранение и обработка информации, источников, необходимых для прогнозирования, оптимизация как состава источников, так и методов измерения и представления ретроспекционной информации, уточнение и окончательное формирование структуры и состава характеристик конкретного объекта (предприятия. организации и пр.).
Очевидно, что без этапа ретроспекции невозможно разработать социальный прогноз - комплексный, объективный - не представляется возможным: «динамика будущего», перспективы «завтрашнего дня» всегда детерминированы трендами уже минувших временных промежутков, следовательно, при «неполноценной ретроспекции» сформировать комплексный объективный прогноз не представляется возможным [1, с. 91].
Во-вторых, архивная деятельность - основа такой широкой и исключительно значимой практики как предвидение (и соподчиненной практики - прознозирования).
Дифференцируют три формы предвидения: гипотезу (иначе ее можно назвать общенаучным предвидением), прогноз, план
Гипотеза детерминирует научное предвидение на уровне общей теории.
Базу построения гипотезы формируют теория и выявленные на её основе закономерности, многообразные причинно-следственные связи На уровне гипотезы формируется качественная характеристика имеющих место трендов.
Прогнозирование - в самом общем виде - комплексный процесс выработки ряда прогнозов, «сценариев» развития некоторого объекта; при этом собственно выработка прогнозов детерминирована всесторонним и комплексным учетом всех имеющих (и имевших ранее) место трендов.
Прогноз - специфический вид предвидения, который базируется не только на качественных, но и на количественных параметрах, что, в конечном итоге, позволяет формировать прогностическую оценку количественных и качественных сторон рассматриваемого объекта.
Прогноз детерминирует предвидение на уровне конкретно-прикладной теории.
Прогноз - в сравнение с гипотезой - характеризуется существенно меньшей степенью неопределенности и большей достоверностью.
Методология прогнозирования представляет собой некоторый комплекс методов и средств, которые имеют различный характер, принципы организации.
Существенное многообразие методов прогнозирования можно свести к трем большим категориям: экстраполяция, аналитическая модель, экспертиза.
Экстраполяция - в сути своей – есть методология «перенесения» имевших в предыдущие периоды трендов в некоторый – кратко-, средне-, долгосрочный - временной горизонт планирования.
Моделирование – рассматривая его в контексте глобального информационного пространства и общества, регламентации бизнес-процессов - есть последовательно организованный процесс замещения одного объекта (оригинала) некоторым другим (моделью) с последующей фиксацией и изучением свойств модели. Замещение осуществляется с целью упрощения, удешевления, ускорения изучения свойств оригинала [2].
Модель — таким образом — есть объект-заместитель объекта-оригинала, позволяющий осуществить комплексное и всестороннее изучение некоторых свойств оригинала [3]
План может быть определен как форма предвидения, в рамках которой имеет место определение четкой определенной цели и прогностический анализ конкретных, детальных событий исследуемого объекта.
В плане осуществляется фиксация путей и средств развития в соответствии с поставленными задачами, обосновываются принятые управленческие решения. Его главная отличительная черта – определенность и директивность заданий.
Третий, в рамках принятой в данной статье условной нумерации «фактор значимости» архивной деятельности инспирирован вторым: архивная деятельность - как деятельность по «концентрации и аккумулированию» информационного ресурса - есть фактор эффективного оперативного, тактического и стратегического планирования деятельности субъекта.
Для настоящего времени характерна высокая степень агрессивности внешней среды, высокие риски как эндогенного, так и экзогенного характера.
На уровень достоверности планирования влияет наличие должным образом структурированного информационного ресурса – архива.
Архивная деятельность делает доступным определенный информационный базис, который используется всеми заинтересованными агентами (руководство субъекта, профильные структурные подразделения) в целях осуществления полноценного иерархическим образом организованного планирования.
Оперативное планирование – планирование – исполнительское и финансово-производственное – ограниченное некоторым краткосрочным временным горизонтом (текущим периодом времени), и направленное на осуществление своевременного дополнения, детализации, внесение корректив в имеющую место систему плановых документов более высокого иерархического уровня.
Данный уровень процесса планирования дифференцирован по отраслям и службам: оперативное управление организацией, производством, финансами, закупками сбытом, продажами, запасами и т.д.
Средним уровнем общефирменного планирования выступает система тактического планирования.
Тактическое планирование – есть система взаимосвязанных действий, процедур, этапов финансово-хозяйственной политики, цель которых заключается в своевременно и полном достижении среднесрочных, а также поставленных текущих целей и задач.
Тактический уровень – как уровень некоторого среднего порядка общефирменного планирования - справедливо определить в качестве средства реализации стратегии, в качестве инструмента обеспечения баланса взаимной увязки имеющих место целей и возможностей (ресурсов) хозяйствующего субъекта.
Стратегический - наиболее высокий - уровень общефирменного планирования является результативным и эффективным только лишь в случае, если перспективное развитие и целеполагание объекта находится в жесткой корреляции с внешними условиями, которые де-факто исключительно важны с долгосрочной перспективе. От того, насколько стратегия объекта адекватна динамично меняющейся внешней конъюнктуре, от того, насколько учтены мотивы, возможности, ресурсы (как собственные, так и конкурентов) в существенной степени зависит общая эффективность стратегического менеджмента.
В целом именно осуществление субъектом целостной архивной деятельности детерминирует комплексность, системность, последовательность и сбалансированность связей низкого, среднего и высокого общефирменного планирования, то позволяет оптимизировать иерархию плановых документов и инструментов их своевременного и полного достижения.
Подводя некоторый общий итог, сформулируем выводы.
Значение архивной деятельности в условиях глобального информационного пространства, информационного общества, где объемы и структуры информации (данных) постоянно усложняются, заключается, главным образом, в том, что именно архив - целостный, структурированный информационный ресурс – есть основа всесторонней ретроспекции, анализа, планирования и прогнозирования.
Сегодня все больше субъектов (предприятий, организаций и пр.) переходят на электронную систему документооборота и архивного хранения документов. Этот процесс - объективное требование времени. Вместе с тем, общая методология «движения» документов - от их создания до архивного хранения должна быть соблюдена.
Архив – информационный ресурс, важность которого безусловна.
Библиографический список
- Бачило И. Л., Лопатин В. Н., Федотов М. А. Информационное право./Под ред. академика РАН Б. Н. Топорнина. СПб.: Издательство Р. Асланова «Юридический центр Пресс», 2012.
- Электронный ресурс: http://trofivan.narod.ru/Units/1233.01.01.pdf Дата обращения: 31.01.2017.
- Электронный ресурс: http://www.studfiles.ru/dir/cat32/subj1235/file11060/view111214.html. Дате обращения: 01.02.2017.