УДК 331.104

ОСОБЕННОСТИ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ И ТРЕБОВАНИЙ К ПРОФЕССИИ «ОФИС-МЕНЕДЖЕР»

Заусайлова Полина Юрьевна1, Яшкова Елена Вячеславовна2
1ФГБОУ ВПО «Нижегородский государственный педагогический университет имени Козьмы Минина», студент факультета управления и социально-технических сервисов
2ФГБОУ ВПО «Нижегородский государственный педагогический университет имени Козьмы Минина», кандидат педагогических наук, доцент кафедры инновационных технологий менеджмента

Аннотация
В данной статье рассмотрена профессия офис-менеджера и требования, предъявляемые к его работе. Представлена область деятельности менеджеров офиса, определяются функциональные обязанности. Доказывается значимость и востребованность специалиста в функционировании организации.

Ключевые слова: офис-менеджер, требования к профессии, функции, эффективность


FEATURES OF FUNCTIONAL RESPONSIBILITIES AND REQUIREMENTS FOR THE PROFESSION «OFFICE MANAGER»

Zausaylova Pauline Yuryevna1, Yashkova Elena Vyacheslavovna2
1Minin Nizhny Novgorod State Pedagogical University, student of the faculty of management and social and technical services
2Minin Nizhny Novgorod State Pedagogical University, PhD in Pedagogical Science, Assistant Professor of the innovative management technologies

Abstract
This article examines the profession of the office manager and the requirements for his work. The area of activity of office managers is presented, functional duties are defined. The importance and relevance of the specialist in the functioning of the organization is proved.

Keywords: efficiency, functions, office manager, requirements to the profession


Рубрика: Экономика

Библиографическая ссылка на статью:
Заусайлова П.Ю., Яшкова Е.В. Особенности функциональных обязанностей и требований к профессии «Офис-менеджер» // Гуманитарные научные исследования. 2017. № 3 [Электронный ресурс]. URL: http://human.snauka.ru/2017/03/23284 (дата обращения: 27.05.2017).

Офисный менеджер (другое название – секретарь) – это работник, который обеспечивает эффективную деятельность офиса и контролирует все процессы, которые способствуют его функционированию. Эта профессия относительно новая и востребованная, так как данную вакансию офис-менеджера часто запрашивают даже малые компании. Офисного менеджера так же модно назвать администратором офиса, поскольку на его плечи возложены такие же функции.

Как показывают ранее проведенные исследования [1,2,3], большинству крупных предприятий просто необходимо наличие одного и даже нескольких офис-менеджеров, потому что руководство организации, с большой численностью кадров, просто не справится со всеми обязанностями без помощников. Должность, по большей мере, востребована в частных и государственных организациях с разнообразными сферами деятельности.

Не просто так говорят, что секретарь – лицо фирмы. Офисный работник встречает клиентов при входе в контору. Он же ведёт инструктаж, консультирует клиентскую базу; ведёт деловые переговоры с партнёрами; координирует кадровый состав, выполняет некоторые функции руководителя. Это тот обязательный сотрудник, который помогает произвести первое впечатление об учреждении.

К перечню предложенных функций офисного завидущего так же относятся требования контроля технического персонала, курьерской службы, обязательная организация мероприятий, деловых встреч посетителей с начальством, документоведение, формирование и обработка корреспонденции. Не редки случаи, когда руководитель возлагал ответственность на менеджера офиса по формированию бюджета расходов фирмы на офисные нужды и не только. Ведь, современные предприятия зачастую экономят на кадрах, и взваливают на одного сотрудника сразу несколько должностных обязанностей. К примеру, по мимо привычных для секретаря офиса функций, он выполняет еще функцию бухгалтера, подсчитывая расходы за месяц и формируя бухгалтерские документации.

К основным обязанностям в деятельности офисного менеджера относятся следующие:

  • своевременное выполнение функций администратора (контроль за офисом и задачами, стоящие перед организацией);
  • секретарские функции (работа с клиентами, деловые переговоры по телефону, ведение деловых переписок в сети Интернет, заведующий докуме6нтацией, руководитель курьера);
  • непосредственная доброжелательная встреча клиентов и партнёров компании;
  • анализ, ведение и составление оставление отчёта о выполненной работе;
  • работа с бухгалтерией, отделом кадров и другими структурными подразделениями, входящие в штат организации [4].

Но, важно отметить, что офисный менеджер, являясь главным администратором, управляет персоналом. Он руководит секретарями низшего уровня, которые ведут работу исключительно на телефоне, водителями, курьерами. Его задача, качестве руководителя – контроль выполнения работы других сотрудников. Если какая-то компания лишена кадровой службы или HR-менеджера, то обязанности составления приказов, договоров, выписка банковских чеков, трудовых книжек переходит в основные обязанности менеджера офиса. Организуя собеседования с партнёрами, секретарь выполняет функции кадрового менеджера. А в сфере торговли, маркетинговых компаниях, он – занимается поиском координацией и даже продажей.

Требования к вакансии офис-менеджера разные. Это зависит от масштаба организации, то есть, если предприятие сотрудничает с иностранными компаниями, то главным критерием к профессии будет знание иностранных языков (чем больше, тем лучше). Малые конторы, обычно, специализируются в узком кругу и такого требования не предъявляют [5].

Отмечают и возрастную категорию от 25 до 30 лет, предпочтительно представительницы женского пола с приятной внешностью, или как ещё их называют «хозяйки офиса». которая должна уметь обращаться и выполнять работу с оргтехникой, знания персонального компьютера (ПК) должны быть на профессиональном уровне. Поскольку офисный менеджер контактирует с партнёрами и клиентами, в объявлениях жирным шрифтом помечают знание деловой этики, грамотную речь, отличную дикцию, чёткое понимание поставленных задач [6].

Для того, чтобы стать офис-менеджером, иногда достаточно пройти обучение в специализированных заведениях, которые проводят курсы менеджмента и делопроизводства. В наше время этой профессией интересует огромное количество молодых людей, только что закончивших первое высшее образование с уклоном в менеджмент и организацию предприятия. Это объясняется тем, что профессия офисного менеджера имеет огромные плюсы. Во-первых, это высокий спрос специалистов. Во-вторых, компания даёт уверенность в перспективе карьерного роста и приобретение ценного опыта, что в дальнейшем может помочь с переходом на престижную и высокооплачиваемую должность. В-третьих, благодаря обязанностям и функциям, которые требует от офисного менеджера фирма, сотрудник развивает свои коммуникативные навыки.

Таким образом, только ответственные, уверенные в своём выборе и нацеленные на положительный результат люди выбирают в качестве своей профессии должность офис-менеджера.


Библиографический список
  1. Синева Н.Л., Яшкова Е.В. Инновационные подходы к развитию персонала в контексте управления знаниями // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. №7-4. С.648-651.
  2. Яшкова Е.В., Синева Н.Л. Актуализация инновационной маркетинговой технологии HR-брендинга в системе управления персоналом организации //Интернет-журнал «Науковедение», 2015, Том 7, №1 [Электронный ресурс] – М.: Науковедение, 2015. – Режим доступа: http://naukovedenie.ru/sbornik 1(26)/pdf, свободный. – Загл. с экрана. – Яз. рус., англ.
  3. Yashkova E.V., Sineva N.L., Shkunova A.A., Bystrova N.V., Smirnova Zh.V., Kolosova T.V. DEVELOPMENT OF INNOVATIVE BUSINESS MODEL OF MODERN MANAGER’S QUALITIES // International Journal of Environmental and Science Education. 2016. Т.11. № 11. С. 4650-4659.
  4. Демин Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Ю.М. Демин. – СПб.: Питер. – 2015. – 202с.
  5. Румянцева С.А. Административно-хозяйственная деятельность организации / С.А. Румянцева // Справ. секретаря и офис-менеджера. – 2014. – №6. – С. 12-17.
  6. Шеломенцева О.  Личностные и профессионально-важные качества секретаря, офис-менеджера и помощника руководителя: (Школа практической психологии) / О. Шеломенцева // Справ. секретаря и офис-менеджера. – 2012. – №7. – С. 44-50.


Все статьи автора «Яшкова Елена Вячеславовна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: