УДК 930.253

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Шелудченко Анастасия Юрьевна
Башкирский государственный университет

Аннотация
Данная статья посвящена изучению хранения кадровой документации. Рассказывается о порядке передачи дел на архивное хранение. Особое внимание уделено правилам подготовки личных дел работников к передаче на архивное хранение. Организации ежегодно проводят экспертизу ценности и научно-техническая обработку документов, по итогам которой документация переходит на архивное хранение.

Ключевые слова: архив, документы по личному составу, кадровая документация, кадровые работники, личное дело, хранение


ARCHIVING PERSONNEL DOCUMENTS

Sheludchenko Anastasiya Yurevna
Bashkir State University

Abstract
This article is devoted to the study of storage of HR documents. It is told about the order of transfer of cases to archival storage. Special attention is paid to the preparation of the rules of the personal files of employees to transfer to archival storage. Every year organizations carry out examination of value and scientific and technical processing of documents, which resulted in the documentation transferred to archival storage.

Рубрика: История

Библиографическая ссылка на статью:
Шелудченко А.Ю. Архивное хранение документов по личному составу // Гуманитарные научные исследования. 2016. № 10 [Электронный ресурс]. URL: http://human.snauka.ru/2016/10/16869 (дата обращения: 20.11.2016).

В нашей жизни документы играют немаловажную роль. Они сопровождают нас от рождения до самой смерти. Кроме того, документы сами по себе полифункциональны, выполняют такие функции, как социальная, правовая, культурная, управленческая, коммуникативная и, конечно же, информационная. Особое место среди всего множества занимают документы, характеризующие отношения между работодателем и работником. Документы данного вида и являются документами по личному составу [1].

После проведения специальной экспертизы ценности документация, являющаяся федеральной собственностью, документация отправляется на обязательное хранение в государственный архив РФ. Для хранения кадровой документации по личному составу, ее учета, использования, прохождения экспертизы ценности, после этого уже   передачи на постоянное хранение в государственный архив обычно предприятие формирует свой собственный архив временного хранения документов.

Организация передачи документации во временный архив предприятия состоит из работы кадровых и архивных специалистов, которые отвечают за ход документооборота на предприятии, проведение точной экспертизы ценностей, составление личных дел, составление их описей, оформление актов о подготовке к уничтожению документации с временным сроком хранения.

Стоит отметить, что благодаря Федеральному закону  №43-ФЗ от 2 марта 2016 года изменился срок хранения документации по личному составу. Теперь кадровая документация, созданная до 2003 года, будет храниться в государственных архивных учреждениях 75 лет со дня поступления и проведения экспертизы ценности. Документы же, изданные после 2003 года, должны храниться в архивах лишь 50 лет со дня поступления [2]. Однако, важно почеркнуть, что каждая организация вправе увеличить срок хранения, но не уменьшить срок менее, чем на 50 лет.

Правила передачи появившейся в результате деятельности предприятия документации в архив прописаны и в региональном законодательстве. К примеру, в Республике Башкортостан сказано, что государственные органы, предприятия, организации Башкортостана обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в их числе и кадровая документация) в течение срока их хранения, установленного законодательными органами Российской Федерации [3].

После истечения рабочего года проводится экспертиза ценности документов, по итогам которой документация предприятия переходит на архивное хранение. Оформление дела – подготовка передачи документации по одной теме на хранение. В составление дела входит работа по описанию дела на титульном листе, нумерация листов, подшив и заполнение заверительной надписи после выполнения всех вышеперечисленных работ. Составлением и оформлением дел занимаются кадровые работники, которые несут ответственность за ход делопроизводства в организации. Работники отдела кадров должны  завести, составить и сформировать дело под контролем инспектора отдела кадров.

Полное и частичное оформление дел зависит от того, к какому сроку хранения принадлежит документ – постоянному или временному. Поэтому документация по личному составу и дела постоянного и временного хранения со сроком свыше 10 лет. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. В полное составление дела входит: заведение дела; оформление реквизитов обложки дела; составление нумерации листов; заполнение заверительной надписи; проведение внутренней описи документации дела; подшивка дела;  перепроверка и внесение некоторых коррективов на титульный лист.

Титульный лист дела временного или же постоянного хранения оформляется по ГОСТу. Писать на титульных листах необходимо разборчиво, не сокращая слова, каллиграфическим почерком, черными чернилами.

На титульном листе должны быть проставлены следующие реквизиты: наименование предприятия; наименование структурного подразделения; индекс; заголовок; дата заведения; количество листов; срок хранения; архивный шифр.

Данные реквизиты должны быть оформлены таким образом:

  • наименование предприятия должно  указываться полностью, без аббревиатур и расшифровок, падеж – именительный, уже ниже, после полного наименования, в скобках, идет общепринятое сокращение названия (аббревиатура);
  • наименование структурного подразделения прописывается на основе  утвержденной структуры предприятия;
  • индекс дела  ставится по номенклатуре дел предприятия;
  • заголовок дела переписывается из номенклатуры дел предприятия по согласию с экспертной комиссией;
  • количество пронумерованных документационных листов записывается в заверительный лист;
  • срок хранения дела переписывается на титульный лист по номенклтуре дел предприятия, предварительно сверив сроки хранения по перечню типовых документов;
  • комментарий «Хранить постоянно» ставится на делах постоянного хранения;
  • архивный шифр на титульном листе обложках дел прописывается черными чернилами только после включения этих дел в  разделы  годовых описей, утвержденных, до утверждения все надписи делаются   карандашом [5].

В целях соблюдения порядка в документации и ее сохранности все листы, помимо заверительной надписи и описи нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом, текст дела задевать нельзя. Внутренняя опись номеруется отдельно.

Сложенный большеформатный лист дела подшивается за один край для удобного просмотра, после разворачивается и нумеруется как один листок также в верхнем правом углу. Если у документов, входящих в дело, присутствует собственная нумерация, то рядом все равно проставляется сквозная нумерация дела. Документы дела, состоящие из нескольких частей, нумеруются отдельно по каждой части. Иллюстрации и специфические документы нумеруются на обратной стороне в верхнем левом углу. Во внутренней описи и заверительной надписи о них делается комментарий: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа. Большие таблицы, карты, схемы, графики нумеруются как один лист. Находящиеся в деле конверты, содержащие какое-либо вложение, нумеруются в таком порядке: конверт, вложение. Приложения к делу имеют самостоятельную нумерацию. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись пишется в конце на  отдельном листе. В ней цифрами и рядом в скобках прописью указывается количество листов в данном деле и особенности отдельных составляющих дела. Заверительная надпись должна быть подписана составителем дела, в скобках расшифровка подписи, проставляется дата ее составления.

Документация, входящая в  дело, подшивается на четыре прокола в твердую обложку из картона для удобного  просмотра составляющих дела. При подготовке дел к подшивке булавки и скрепки  из документов удаляются. При правильной подшивке текст не будет подходить к ее линии ближе, чем на 2 см, а листы не будут выходить за пределы обложки. Если же такое случилось, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело. В делах постоянного хранения не должны оставаться дубликаты документов, их черновики, неудачные копии документов и документы, не имеющие к делу никакого отношения.

По желанию руководства дела постоянного хранения, в которые входят иллюстрации, таблицы, чертежи, могут не подлежать подшивке, а складываются отдельно в  твердые папки с клапанами и  завязками, в коробки и будут являться приложениями к делу. Проводится отдельная внутренняя опись документации [6]. Если в дело  попали документы с разными сроками хранения, то данное дело расформировывается и создаются новые дела, основываясь на сроки хранения документации, при обнаружении документов с истекшими сроками хранения производится их уничтожение, сопровождающееся актом.

Картонные обложки дел, включающие в себя документы форматом А4, имеют размер 229×324 мм. Обложки дел с документацией, изложенной на других форматах, должны иметь размеры данного формата. Обложки  с документацией  изготавливаются из твердого картона, может использоваться бескислотный картон. Чтобы уберечь документацию от механических повреждений, на первом и последнем листах дела наклеиваются полоски картона, через которые производится прошивка. При прошивке дел применяется клей ПВА или клей-карандаш. Дела временного (до 10 лет) хранения могут находиться в  папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить, листы дела при желании можно не нумеровать, заверительные надписи не составлять. На обложке дела не проставляется архивный шифр, количество листов в деле.

Кадровую документацию в архивах необходимо хранить в соответствии с приведенными выше требованиями, потому что в современном обществе в архивные учреждения обращаются все чаще по вопросам подтверждения трудового стажа, заработной платы, о получении среднего, высшего образования, о награждениях, почетных званиях, несчастных случаях на производстве [7]. Ведь по плохо сохранившимся источникам трудно будет вычислить нужную информацию для человека. Если же дела неправильно сформированы, то сведения достать будет еще тяжелее. Чтобы такого не было, архивным учреждениям нужны высококвалифицированные работники. Для этого нужно их стимулировать, повышая социальный статус архивистов и улучшая их материальное положение [8].


Библиографический список
  1. Бурангулов Б.В. Организация работы государственных архивных служб приволжского федерального округа РФ по хранению документов личного состава ликвидированных учреждений и организаций // Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. 2014. № 2 (124). С. 31-39;
  2. Федеральный закон от 2 марта 2016 г. N 43-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”;
  3. Бурангулов Б.В. Архивные учреждения Башкортостана на службе гражданского общества // Наука, технологии и инновации в современном мире. 2015. № 1 (2). С. 3-6;
  4. Инструкция по делопроизводству ОАО ТКС «ООО КПД» – Уфа, 2012;
  5.  Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” – М.: Издательство стандартов, 2003;
  6. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005;
  7. Бурангулов Б.В. Организация работы филиальной сети региональных государственных архивов приволжского федерального округа (вторая половина XX – начало XXI века) // Вестник Оренбургского государственного педагогического университета. Электронный научный журнал. 2015. № 4. С. 59-64;
  8. Бурангулов Б.В. Повышение социального статуса и улучшение материального положения архивных работников в Башкирской АССР в 1960-х – 1980 гг. // Казанская наука. 2015. № 9. С. 21-23.


Все статьи автора «Шелудченко Анастасия Юрьевна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться:
  • Регистрация