Служба документационного обеспечения в структуре министерства внутренних дел всегда была и остается  ключевым звеном, она на протяжении почти двухсот лет продолжается функционировать и совершенствовать свою деятельность. Датой образования канцелярии МВД принято считать 7 января 1804 года.

При рациональной организации делопроизводства повышается производительность, сокращаются затраты, связанные с самой деятельностью аппарата управления.

Проанализировав деятельность подразделений делопроизводства и режима можно выделить четыре основных этапа работы с документами ( рисунок 1).

Деятельность аппарата государственного управления, в том числе и органов внутренних дел, по документированию и осуществлению документооборота регламентирована множеством нормативно правовых актов.

Рисунок 1 -Организация работы с документами

В их числе можно выделить группу специальных актов, изданных для организации делопроизводства, и группу специальных актов, основным предметом регулирования которых являются различные общественные отношения, складывающиеся в связи с осуществлением делопроизводства.

Вторую группу источников составляют нормативные (законодательные и подзаконные, в том числе и ведомственные) акты, которые наряду с регулированием различных сторон деятельности регламентируют и некоторые аспекты делопроизводства.

Решение коренных, принципиальных вопросов в деятельности подразделений делопроизводства находится в непосредственной зависимости от упорядочения документной информации, дальнейшего совершенствования  документационного обеспечения. Руководство органов внутренних дел рассматривает документы управления в качестве важнейшего правового и организационно-технического инструмента большинства управленческих операций, средства реализации функций управления, поэтому совершенствование документационного  обеспечения, сокращение документопотоков служат одним из методов улучшения, удешевления и рационализации управления органами внутренних дел.

Вопросы подготовки документов управления в системе органов внутренних дел имеют далеко не узковедомственный характер, так как речь идет о документальном оформлении подавляющего  большинства управленческих решений в области государственного управления. Поэтому закрепляемые в форме документов управленческие решения  в сфере борьбы с преступностью и охраны общественного порядка – это прежде всего государственные решения.

Подразделения делопроизводства управлений внутренних дел осуществляют ряд организационных и практических мер, направленных на сокращение документооборота и упорядочение делопроизводства, акцентируют внимание органов внутренних дел на искоренении бумажного стиля руководства, на необходимости усиления организаторской работы в подчиненных подразделениях.

Эти меры признаны высвободить рабочие места сотрудников оперативных служб от излишней переписки и дать им возможность  более продуктивно заняться выполнением своих непосредственных функциональных обязанностей. Они имеют своей целью получение чисто экономического эффекта: сокращение потребления бумаги, уменьшение нагрузки на  делопроизводственный персонал. Кроме того, давно известно: «Чем меньше документов, тем выше их авторитет».

Цели и задачи профессиональной деятельности органов внутренних дел и управления ими требуют удостоверения и материального отображения содержания, форм и методов предметной и управленческой деятельности, обмена информацией, хранения и использования в течение определенного времени. Иными словами, эта работа связана с подготовкой целого комплекса документов, который определяется объемом и характером компетенции тех или иных органов  и подразделений системы, кругом  решаемых вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями, учреждениями и т.п.

В нормативно-правовых документах, направленных на улучшение работы государственного аппарата, значительное место уделяется  проблемам дальнейшего совершенствования работы с документной информацией, повышения ее качества, обоснованности и юридической самостоятельности документов  с одновременным решением вопросов по сокращению объемов служебной переписки.

Повышение роли документационной информации в управленческих процессах, рост документооборота, внедрение новейших информационных технологий, создание  общегосударственной системы переработки информации в условиях научно-технического прогресса требуют не только совершенствования самих форм управленческих документов, но и упорядочивания каждого документа в отдельности.

Без строго установленного порядка документообразования, документооборота  невозможно внедрить научную организацию труда и управления.